OFFICEDOCKを導入して約1ヶ月。「利益管理」や「人件費の見える化」を期待して入れたものの、最初の1ヶ月で経営者が一番手応えを感じたのは、実は別のところだった——。「2か月分のデータが溜まったからいよいよ分析が楽しみです」。

導入企業の経営者に、現場で起きた変化を聞きました。対話形式でお届けします。

今回は、社会保険労務士法人Sign Post代表の有富貴弘様にご協力いただきました。

スタッフがAIで「マクロ」を組んだ日

――導入支援から約2か月が経過しました。この2か月を振り返っていかがだったでしょうか。

有富様：定着するまでは推進メンバーで率先していましたが、いまは、毎朝OFFICE DOCKをあけるところからスタートします。使い始めると、それが習慣化してきました。どんなシステムでも最初は慣れませんからね。

――推進メンバーからの質問もいただき、現場での浸透を経営者とスタッフが熱心に進めてくださっていることを感じました。

有富様：OFFICE DOCKの影響を感じたきっかけのひとつが、スタッフの一人がAIを使って給与計算のマクロを組んでくれたこと。OFFICE DOCKで目に見えて、自分たちの時間がこれだけこの作業にかかってるんだと感じたそうで。その解決策を考案してくれたんです。これまで手作業だった集計や転記の部分が、テンプレートに入れれば自動で回るようになって。

――それはすごいですね！作業時間はどれくらい変わったんですか？

有富様：集計まわりが、ざっくり半分になりました。マクロを作るのにそれなりに時間はかかったんですけど、「これで毎回、時間が半分になるなら」と思えば、作る価値は十分ある。

――効果が数字で見えると、やりがいも違いますよね。

有富様：そこが大きいと思います。成果が目に見えるから、本人にも小さな喜びがあった。この”目に見える喜び”が侮れないんです。社長レベルまで全部を作り込むのは難しくても、「自分の工夫で時間が減った」と実感できるところまではいけた。

「使われている」から「使っている」へ

――ツールって、入れた直後は「使わされている」感覚になりがちですよね。

有富様：まさにそこなんですよ。最初は「やらされている」感が出る。でも今回みたいに、自分でマクロを組んで時間を削れると、「使っている」側に回った感覚になる。見えることで、自分でも工夫できるポイントが見つかる。社員が自分で工夫できることを見つけ始める——これが、経営者にとって一番のメリットだと思っています。

――利益や人件費が見えること以上に、ですか。

有富様：もちろん利益や人件費の見える化も大事です。ただ、それはポイントポイントで効いてくる話。一番うれしいのは、社員が自分で改善して、モチベーションが上がっているのを、こちら側が感じられること。「この業務、もう人を増やさなくても回せそうです」とか「ここ見てください。ちょっと分業しないと」とスタッフから言ってもらえる。経営者として、これ以上助かることはないんです。

“忙しい”の理由が見つかる

――社員との日々の会話に変化はありましたか。

有富様：会話が具体的になりました。たとえばメール対応。「なんとなく忙しい」じゃなくて、「今月はメール対応にこれだけ時間がかかっている」と見える。そうすると、「思っていたよりかかってるな」「どうにかしたいよね」という話になる。

――「忙しい」が「何に忙しいのか」に変わる。抽象度が高かった会話の質が変わる。

有富様：そうです。しかも日によってバラつきがある。以前は「日によってまちまちで……」で終わっていたのが、見えるようになると「春は問い合わせが多いな」と理由まで見えてくる。だったら、その時期に向けて先に対策や返信テンプレートを用意しておこうね、と。

――社員の視点が切り替われば、面談の質も変わりそうです。面談で何を話そう…って意外と両者が思ってたりしますよね。

有富様：この1〜2ヶ月で面談は明らかに変わりました。「何が忙しいの?」と聞いて、「これです」と画面を見せてもらえる。「これはフローがあいまいだね」「これは毎月だから仕組みを変えようか」と。対話が具体的になるんです。そして、その積み重ねが、会社の仕事の組み方そのものになっていく。

指示で終わらせない。提案が生まれる

有富様：以前は、根拠がないから指示で終わっていたんです。「この流れが悪いからこう変えて」「この人にしてもらって」——それで終わり。でも今はデータを見ながら話せるから、スタッフ側から提案が出てくる。面談で、自分の実績をまとめて「ここは貢献できています」とアピールしてくれた社員もいます。自己アピールしてくれるのは嬉しかったです。

――人事評価の「第二の物差し」として活用できますね。サンクスメッセージやMVPもみんなからみてその人がどういう存在かわかる。その人のいい部分が見える。

有富様：はい。スキルマップやOFFICEDOCKのデータがあると、客観的な参考資料になります。そもそも入力していなければ評価の土俵にも上がらない。入力した上で、スキルが上がっている、時間を意識して効率を上げている、というのが見えれば、まず認められる。上司で意見が分かれたときの客観的資料にもなります。

本当の良さは「現場の意識が変わる」こと

――利益管理や人件費の見える化の前に、“人”への関わり方が変わるという大切な視点を学びました。企業がよくなるっていうのは、【数値－人】、互いに影響しあっているから。どれだけAIが進んでも、これだけは変わらない。

有富様：利益管理や人件費の見える化をメリットにできるのは、半年くらい使った先なんですよね。使い始めて1ヶ月で感じるのは、もっと手前。一人ひとりの「時間の意識」が高まること。もうひとつは「業務が見えているつもりで、実は全然見えていなかった」と実感すること。

――その実感が、次の行動につながるということですね。

有富様：そうなんです。時間の意識が上がって、「実は見えていなかった」と気づく。すると、全員ではないけれど、何人かが「このままだと自分の仕事が増える」「ここは無駄だ」と気づいて、改善しようとし始める。そういうリーダーが出てくる。ここが一番の肝だと思っています。最初の2ヶ月は慣れなくて不満もありますけど…習慣になってしまえば自然です。 ――ボーナスポイントみたいな仕掛けも、言ってみれば”グリコのおまけ”。大きなおまけだけど、あくまでおまけ。本体は、現場の意識が変わることなんですよね。

ガス抜きで終わらせない

――結局、現場の悩みって、共有するだけでは前に進まないですよね。

有富様：困っていることを吐き出すのは大事。ガス抜きも必要です。でも、ガス抜きで終わってしまって、何も決まらないと、自分たちにとっては時間の浪費になっちゃう。

――お悩み相談で終わらせない、と。

有富様：ええ。業務のプロセスが見えていないと、「お悩み相談」で終わる。でも見えていれば、「お悩み相談」から「業務の実行」へ話を進められる。利用する価値の“スタート”に立てると思います。

――これからもいいサービスをアップデートしていきます！また声をきかせてください！

有富様：はい！ありがとうございました！